Las plataformas de colaboración permiten a los equipos de trabajo de una compañía aprovechar sus capacidades y optimizar la comunicación, las relaciones laborales y los procesos internos de la empresa, y es que la hora de elegir como implementarlas, hay que tener en cuenta múltiples factores que nos ayuden a decantarnos por una de las muchas opciones del ecosistema tan complejo con el que podemos encontrarnos de primeras.
A día de hoy existen muchas confusiones entorno a las opciones que Microsoft puede ofrecernos: SharePoint Online y SharePoint On-Premises. Aunque ambos son similares y cuentan con funcionalidades comunes, cuando hablamos de ellos hablamos de dos productos independientes que además se implementan de manera diferente.
Vamos a ubicarnos
SharePoint On-Premise
También conocido como SharePoint Server, se aloja de manera local en servidores físicos dentro de una empresa, la cual es responsable de ellos, de su arquitectura y de los recursos necesarios para su mantenimiento e instalación de actualizaciones y parches, cuestiones que pueden tener un gran impacto en el costo de propiedad además de gran dificultad y riesgo a la hora de actuar, especialmente cuando nos referimos a granjas de SharePoint con una enorme cantidad de información y desarrollos.
SharePoint Online
Mientras que SharePoint On-Premises se aloja en servidores físicos, como su propio nombre indica SharePoint Online es soportado por el Cloud de Microsoft. Esta versión en línea no requiere la compra ni mantenimiento de nuevo hardware, y por tanto no cuenta con el gran impacto en los costos de implementación por lo que la gestión es mucho más sencilla.
Así, Microsoft almacena de forma segura las carpetas y archivos de SharePoint Online en Azure SQL en uno de sus centros de datos para garantizar la disponibilidad y recuperación de ellos en caso de desastre o eliminación accidental.
Diferencias entre las versiones On-Premise y Online
Dicho lo anterior, una de las mayores diferencias que existen entre SharePoint Online y SharePoint On-Premise es el impacto en los recursos internos en los que tiene que invertir una empresa u organización.
Los entornos On-Premise requieren de una estructura de soporte IT interna compuesta por un equipo de especialistas, un hardware capaz de soportar la granja de SharePoint y un software a la altura. En cambio, los entornos de la nube reducen la dependencia de recursos internos y brinda mejores funcionalidades implementadas a nivel mundial para todos los entornos de SharePoint Online.
Para verlo de forma más clara, echemos un vistazo a las siguientes tablas:
| SharePoint On-Premise | SharePoint Online |
| La granja se instala y almacena de manera local. | La granja se almacena de manera online (en la nube) dentro de las bases de datos de Microsoft. |
| El equipo interno de IT es el responsable de las actualizaciones y control de la granja. | Microsoft es el encargado de las actualizaciones y de una parte de la administración de la granja. |
| Es necesario el uso de un Directorio Activo para manejar la utorización y el acceso a los usuarios. | Utiliza Microsoft SLA además de la red global de centros de datos de Microsoft, que proporciona una latencia reducida y un ancho de banda de red elevado. |
Si bien la funcionalidad básica de SharePoint sigue siendo la misma en ambos casos, todavía podemos encontrar más diferencias en cuanto a características se refiere:
| SharePoint On-Premise | SharePoint Online |
| Requiere una inversión y costo recurrente: compra, mantenimiento de hardware, licencias de software, etc. | Las suscripciones anuales para los planes de Office 365 se facturan por usuario. |
| Necesita un equipo IT especializado para su instalación y mantenimiento. | Microsoft administra el entorno y garantiza que se implementen todas las actualizaciones y parches. |
| Soporte completo para el código del lado del servidor y el código del lado del cliente. | Soporte completo para el código del lado del cliente, y limitado para el soporte. |
| La seguridad depende del servicio IT y la empresa u organización. | Microsoft cumple con los estándares de seguridad específicos de la industria. |
¿Están seguros mis datos en la nube?
En un mundo en el que la mayoría de nuestra información está alojada en la nube y las regulaciones de seguridad y privacidad de datos están en constante evolución, las empresas necesitan conocer los detalles de su almacenamiento de datos.
Y aunque todavía existe mucha desconfianza hacia los entornos Cloud, Microsoft ofrece una protección sólida que cuenta con varias capas de seguridad de los datos en SharePoint Online. Un ejemplo muy concreto es BitLocker, que proporciona un cifrado a nivel de disco de todos los catos. El cifrado de SharePoint Online por cada archivo, garantiza que todos los cambios sobre ellos se cifren mediante una clave de cifrado única de forma que cada paso utilice el estándar de cifrado avanzado (AES) con claves de 256 bits cumpliendo con el estándar federal de procesamiento de información (FIPS) 140-2.
¿Por dónde puedo empezar?
En Avantgarde IT impulsamos la transformación digital de las empresas a través de la implementación de la suite Microsoft 365, adaptándola a las necesidades existentes con el objetivo de aumentar la conectividad, la colaboración dentro de las organizaciones y su nivel de productividad, como en el caso de The Loop (Schweppes).
En este tipo de soluciones, nos encargamos de cubrir el end-to-end de la adaptación de la suite de forma que cumplimos con:
- Implantación y gobierno: asesoramiento sobre la gestión de la compra y licenciamiento hasta el plan de comunicación, incluyendo consultoría y formación, plan de adopción, etc. Implementamos además una estrategia de gobierno sobre responsabilidades, seguridad, auditoría o uso de las aplicaciones que componen Microsoft 365 para asegurar el éxito.
- Intranets y gestión documental: creación de portales de empleado e intranets en SharePoint, estructuración de la información y migraciones a OneDrive y SharePoint Online.
- Colaboración y productividad: desarrollos con Power Platform (que permite generar flujos de trabajo complejos y aplicaciones que adaptan Microsoft 365 a tus necesidades) y Microsoft Teams para potenciar la herramienta como un centro de colaboración dentro de tu empresa.
¡Si quieres saber más, no dudes en contactar con nosotr@s!
