La tecnología RPA (Robotic Process Automation) ha llevado la robotización al mundo del software siendo capaz de replicar el comportamiento humano delante de un interfaz de usuario, de forma que se repitan automáticamente procesos que antes se realizaban de manera manual.
Esta operativa, además de sonar muy bien, aporta beneficios muy claros a las empresas que la implementan. Como resulta evidente, un robot que realiza las tareas no descansa, no se equivoca, es escalable, se despliega fácilmente y consigue un rápido retorno de la inversión.
«La robotización de procesos RPA permite a las organizaciones enfrentarse a un contexto de negocio cada vez más exigente y competitivo, y es un aliado con el que ya pueden contar para alcanzar el éxito».
Fernando Moreno (Avantgarde IT)
Pero, ¿cuándo tiene sentido que una empresa implemente la automatización de los procesos? Estos son 9 casos concretos en los que las organizaciones pueden aplicar RPA para maximizar la eficiencia en sus procesos:
1. Alto uso manual de herramientas ofimáticas
Los procesos en los que se utilizan herramientas como Excel, Access y similares como herramientas de soporte contemplan un alto índice de actividad manual que acaba resultando ser un gran problema de calidad del dato, debido en gran parte a errores tipográficos y la ausencia de mecanismos de validación de datos de entrada.
Un robot es capaz de, por ejemplo, validar automáticamente los datos de origen en función de reglas predefinidas, de generar un repositorio de datos no válidos para correcciones en origen o de ejecutar la inserción o modificación de datos en el sistema destino sin cometer errores de transcripción.
2. Procesos con distintas aplicaciones implicadas
En ocasiones las empresas llevan a cabo actividades en las que se utilizan muchas aplicaciones de forma simultánea. En muchos casos estas requieren lectura de uno o varios datos de diferentes sistemas y la toma de decisiones en base a la interpretación conjunta de dichos datos en base a una serie de reglas predefinidas.
Posteriormente, se debe crear o actualizar un registro en nuevas aplicaciones (transcripción de los datos origen o algún dato en base a las decisiones tomadas) y/o ejecutar alguna acción, por ejemplo, un envío de email. Se trata de un proceso lento y muy susceptible a error, que sin duda la RPA puede realizar con mayor precisión.
Gracias a la ayuda de esta tecnología, el robot se encarga de recopilar y consolidar los datos de múltiples aplicaciones de forma instantánea a la vez que identifica siguientes pasos, determina qué datos se requieren para estos y los construye automáticamente (entre otras funciones).
3. Integración con sistemas legacy
Cuando la necesidad de aplicar procesos de extracción, transformación y carga se da desde sistemas antiguos que no permiten un fácil acceso a su modelo de datos o que no cuentan con mecanismos que faciliten su exportación, la cosa se complica.
Sin embargo, gracias a RPA, la obtención de datos se realiza desde el interfaz de usuario sin necesidad de utilizar técnicas intrusivas sobre la base de datos de origen. La ordenación y normalización de los datos en función de los requerimientos del modelo de datos de destino y la creación de ficheros de importación dejan de ser tareas delicadas y complejas.
4. Automatización de procesos complejos de gestión documental
El caso de la creación o actualización de documentos requiere además que se actualicen determinados registros de control para el seguimiento de versiones, la copia del documento en uno o más repositorios, ejecución de copias de seguridad de versiones anteriores, su envío por email y/o la notificación a supervisores de la disponibilidad de una nueva versión del documento.
Al igual que en el ejemplo de los procesos en los que se utilizan distintas aplicaciones a la vez, cuando se realiza de manera manual el proceso es lento, con alta probabilidad de fallo o de olvido de alguno de los pasos.
5. Movimiento masivo de documentación
En el momento en que a una empresa le surge la necesidad de trasladar grandes volúmenes de documentos desde un origen (sistema de archivos, gestor documental, etc.) a uno o varios destinos, entra en terreno peligroso.
Además de la copia de los documentos físicos, el destino requiere la asignación de una serie de atributos normalizados para su seguimiento, almacenamiento y control. Este proceso ejecutado de manera manual requerirá de una alta inversión en tiempo y recursos humanos.
6. Extracción de datos para generación de informes y cuadros de mando
Para la elaboración de determinados informes o cuadros de mando, se requiere de la disponibilidad periódica de determinados datos que residen en sistemas de difícil acceso por la complejidad de su modelo de datos, por ser sistemas legacy que no permiten un acceso directo a su base de datos o entre otras razones, por no contar con opciones de exportación.
Esta situación además de ser compleja, sin ayuda de herramientas automatizadas, por un lado imposibilita directamente la generación de la documentación necesaria o por otro, requeriría de un proyecto cuyo coste no sería justificable.
7. Monitorización y control de sistemas informáticos
Una empresa debe asegurar la operación en 24×7 de determinados sistemas críticos, por lo que un técnico de sistemas debe ejecutar periódicamente un procedimiento de consulta del estado de tareas identificando si hay procesos caídos o inactivos.
En estos casos, se aplica un procedimiento de reinicio del proceso o del sistema, asegurando que el proceso vuelve a operar con normalidad. Realizar esta actividad de control de manera manual, requiere de una dedicación 24×7 del técnico de sistemas, además del retraso en la intervención debido al tiempo transcurrido entre cada uno de los procedimientos de control.
A la hora de facilitar el proceso, un robot se puede encargar de llevar a cabo revisiones automáticas del estado de las tareas a supervisar con latencias de segundos, de la ejecución automática del procedimiento para levantar los sistemas en caso de incidencia o de notificar problemas persistentes para solicitar una intervención o con el fin de informar, entre otras funciones.
8. Análisis de datos y envío automatizado de alarmas
Los procesos críticos de la organización van registrando su información en tiempo real, y en el mejor de los casos se cuenta con un cuadro de mando donde se muestran determinadas situaciones de alarma (superación de umbrales, volúmenes concretos de incidencias, paradas de procesos, etc).
El problema ocurre cuando topamos con procesos bloqueantes para el negocio, que requieren la presencia y supervisión directa por parte de un operador.
De nuevo, un robot lleva a cabo el análisis automático de datos que puedan suponer situaciones de riesgo ayudando a anticipar cualquier fallo. Además, es capaz de ejecutar automáticamente el procedimiento de notificación de alertas y de estructurar los datos para generar un informe posterior.
9. Extracción de datos de la web
Determinados procesos pueden ser dependientes de datos disponibles en diferentes páginas web. Estos datos podrían estar no estructurados, o incluso aún estándolo, podrían estar estructurados en base a reglas diferentes. Un proceso de recopilación manual de esta información requiere una alta inversión de tiempo, y supone una alta probabilidad de cometer errores.
¿El fin del trabajo humano?
En definitiva, la aplicación de RPA no sólo es capaz de solucionar los problemas concretos de cada uno de estos casos, sino que también cuenta con gran capacidad para mitigar efectos negativos en muchos otros.
No debemos pasar por alto que la intervención humana también es necesaria. Gracias a la automatización de tareas, esta podrá orientarse a la validación y a realizar actividades de alto valor, pasando los procesos a ejecutarse de la manera más eficiente.
