Las empresas no son entes aislados. En el mundo de los negocios se establecen constantemente alianzas entre compañías, se buscan inversores y se enfrenta a procesos de compra.
Y es en el momento previo a estas operaciones cuando llega la necesidad de compartir información confidencial, que hasta hace no demasiado tiempo se realizaba tratando datos a través del papel y en una sala física: la data room. Los interesados se reunían allí, revisaban información de toda índole y terminaban cerrando los acuerdos en un entorno de total seguridad y confidencialidad.
A día de hoy, este tipo de procesos se soportan en salas virtuales o Virtual Data Rooms (VDR), cuyas ventajas son más que evidentes:
- Procedimientos multinivel de autenticación avanzados que evitan que los hackers puedan acceder a los documentos.
- Cifrado avanzado para la transferencia y el almacenamiento de datos.
- Seguridad de los documentos con derechos de acceso que se pueden establecer a nivel de documento y que definen quién está autorizado a realizar acciones específicas, tanto personal interno como externo.
- Eficacia, todo se encuentra en una ubicación centralizada a la que se puede acceder de forma ininterrumpida desde cualquier lugar.
- Gestión y auditoría de documentos al permitir registrar las modificaciones en los documentos, así como el autor, el sello con la hora. El sistema también informa sobre ellas.
Como solución que permite el uso compartido y la colaboración externa, Microsoft 365 es una herramienta muy bien enfocada para la creación de salas de datos virtuales dentro de SharePoint. Estos son los 10 principales motivos por los que elegir Microsoft 365 como VDR:
1. Datos almacenados en su propio repositorio
Las organizaciones ya no están obligadas a mantener otro repositorio fuera de su repositorio de datos principal de Microsoft 365. Los datos nunca abandonan los límites de la propia arquitectura de Microsoft 365, lo que permite a las organizaciones aplicar reglas estándar de seguridad y cumplimiento que ya usan para el contenido de sus organizaciones en Microsoft 365.
2. Tecnologías de seguridad de nivel empresarial
Dado que la mayoría de las organizaciones utilizan Microsoft 365, estas pueden aprovechar las sólidas tecnologías de seguridad proporcionadas junto con Microsoft 365 en lugar de depender de proveedores más pequeños para la gestión de derechos digitales (DRM) y otras tecnologías de seguridad.
También existe la posibilidad de crear claves de cifrado propias para proteger el contenido confidencial del acceso de cualquier persona, incluido Microsoft. Azure Active Directory administra las identidades de los usuarios facilitando el registro y la recertificación de usuarios invitados y las políticas de acceso condicional para restringir las identidades comprometidas, de forma que también aumente el ROI de la inversión actual en Microsoft 365.
3. Administrar los niveles de proveedores para un acceso seguro
A menudo las organizaciones necesitan compartir contenido seguro con sus principales socios comerciales de nivel 1 que pueden estar trabajando con otros socios proveedores de suministros o nivel 2. Las soluciones VDR actuales hacen que sea muy difícil asegurar y brindar acceso de forma sencilla a los socios proveedores a ese nivel 2, lo que dificulta la productividad. Los usuarios terminan generando correos electrónicos para compartir archivos y reclasificándolos a niveles de protección más bajos, reduciendo significativamente la seguridad.
4. Gestión complicada del ciclo de vida del contenido
En los repositorios externos a las organizaciones, la aplicación y el cumplimiento del ciclo de vida del contenido de la organización y las políticas de retención son engorrosos y difíciles, lo que a menudo hace que sea imposible mantenerlos sincronizados con las políticas cambiantes de la organización.
5. Productividad mejorada ya incluida en Microsoft 365
Los usuarios pueden aprovechar la coautoría, la búsqueda y otros beneficios de productividad gracias al repositorio está en Microsoft 365, además de la colaboración mejorada mediante funciones de reunión y chat.
6. Es posible proteger diferentes tipos de contenido
Al usar Microsoft 365 las organizaciones pueden proteger diferentes tipos de contenido como archivos, historial del chat, vídeo, audio y dibujos.
7. Compatibilidad con una cantidad ilimitada de archivos y VDR
Los usuarios pueden aprovechar sus suscripciones de Microsoft 365 y crear una cantidad ilimitada de archivos y Virtual Data Rooms.
8. El uso de los VDR va más allá de los usos tradicionales
Al usar sus arquitecturas nativas de Microsoft 365, las organizaciones pueden aprovechar los VDR más allá de los usos tradicionales, como proteger cualquier tipo de contenido en un Virtual Data Room dentro de ellas.
9. Alertas, notificaciones y seguimiento de auditoría
Las soluciones actuales de VDR proporcionan un mecanismo de auditoría simple que se limita al propietario del Virtual Data Room. Microsoft 365 permite alertas y registros de auditoría integrados con sus soluciones del Centro de Operaciones de Seguridad (SOC).
10. Precios costosos y complicados
Las soluciones VDR actuales tienen diferentes tipos de precios (por usuario, por almacenamiento o por impresión). Para un uso esporádico o un proceso muy concreto esto no sería un problema, pero si se amplía el caso de uso para incluir muchos otros escenarios donde los VDR se pueden utilizar para proteger varios tipos de contenido de los procesos comerciales en las organizaciones, las soluciones paquetizadas pueden alcanzar precios prohibitivos.
El uso de una suscripción existente de Microsoft 365 elimina los límites artificiales en la cantidad de repositorios de VDR, el tamaño de almacenamiento o la cantidad de documentos almacenados.
Microsoft 365 permite además adaptar la solución a la medida de los procesos de las organizaciones, porque la herramienta la que se adapta a las necesidades, procedimientos y políticas de la organización, y no al revés. Esto permitirá agilizar la adopción de la solución por parte de la organización, evitar el impacto por la introducción de nuevos procedimientos de trabajo y adecuar los costes de desarrollo de la solución a aquello que sea estrictamente necesario para la organización.
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